Nouveau parcours d'enregistrement
Les changements à retenir:
Ajoutez désormais jusqu'à 3 photos dans la fiche de l'objet
Nous avons augmenté et affiné les catégories et sous-catégories.
Plus besoin de mettre de titre, la catégorie et la sous-catégorie sélectionnées sont suffisantes.Validez ou modifiez l'emballage et le poids que nous vous proposons en fonction de la catégorie sélectionnée
⚖️ Plus besoin de sortir la balance... Yeah ! 🙌
Pour voir comment enregistrer un objet trouvé dans PeeK'in désormais, cliquez sur le parcours qui vous correspond ci-dessous:
Enregistrement dans PeeK'in
Pour commencer :
Cliquez sur "+ Nouvel Objet"
Ajoutez la ou les photo(s) depuis votre smartphone ou PC
💡 Nouveauté: ajoutez désormais jusqu'à 3 photos !
Objet Trouvé
Sélectionnez la date de découverte de l'objet
Indiquez le nom de la personne qui a découvert l'objet
Précisez le lieu de découverte
Puis le lieu de stockage
Description de l'objet
Sélectionnez la catégorie
puis la sous-catégorie de l'objet parmi la liste déroulante
Précisez s'il s'agit d'un objet de valeur
et d'un objet fragile en cliquant sur les boutons
Vous n'avez pas trouvé la sous-catégorie correspondant à votre objet?
Sélectionnez "Autre" puis renseignez le nom de votre objet.
Validez les informations d'emballage
Sur la base de la sous-catégorie de l'objet que vous avez sélectionné, PeeK'in vous suggère:
une tranche de poids correspondant (ex: entre 250g et 500g)
un emballage recommandé
Plus besoin de sortir la balance ! Vous n'avez plus qu'à vérifier et valider si tout vous semble adapté. 🙌
🚨 Veuillez vérifier que les informations suggérées (poids et colis) sont en adéquation avec l'objet que vous enregistrez.
En cas d'informations incorrectes, le transporteur est en droit de refuser le colis ou d'appliquer un surcoût à l'expédition qui vous sera refacturé.
Si vous avez besoin de modifier les informations, il vous suffit de sélectionner les propositions adaptées à votre objet dans les listes déroulantes.
Renseignez les informations du propriétaire
Renseignez les informations sur le propriétaire :
Civilité, Prénom, Nom
Ses coordonnées : email et/ou téléphone
Sélectionnez la langue : Français ou Anglais
Puis cliquez sur Suivant
Vous ne connaissez pas le propriétaire de cet objet?
➡️ Cliquez sur "Je ne connais pas le propriétaire"
Vous connaissez le propriétaire mais pas ses coordonnées?
➡️ Cliquez sur "Je ne connais pas les coordonnées du propriétaire"
Vous souhaitez prendre en charge les frais d'envoi?
➡️ Cliquez sur "Je souhaite offrir les frais de livraison (en Express)"?
Notifiez le propriétaire
L'enregistrement des informations est terminé, vous arrivez sur un récapitulatif des informations enregistrées.
📨 Notifiez le propriétaire en cliquant sur "Oui merci" à la question "Voulez-vous prévenir le propriétaire maintenant ?"
💡 Si vous souhaitez modifier des informations avant la notification, cliquez sur "Non, plus tard" puis retournez dans la fiche de l'objet.
Vérifiez votre paramétrage
Avec ce nouveau parcours d'enregistrement, l'existence des "Organisations A, B, C ou D" dans PeeKin disparaît.
Toutefois, afin de maintenir les notifications lorsque vous avez une action à effectuer avant la notification:
Enregistrer les informations "Objet"
Enregistrer les informations "Emballage"
Enregistrer les informations "Propriétaire"
Et également une fois que le propriétaire de l'objet vous a répondu:
Préparer un colis à expédier
Préparer une remise sur place
Déstocker un objet
Pensez à vérifier dans l'onglet "Paramètres" / "Votre organisation" les emails enregistrés.
Nouvel affichage de la fiche objet
La fiche objet a été repensée pour vous offrir une meilleure lisibilité et une utilisation plus efficace.
Désormais elle se compose de trois blocs d'informations clés :
Un récapitulatif des informations enregistrées
Actions à réaliser
Historique des actions effectuées
Modifiez des informations
Lorsque vous êtes dans un des statuts suivants:
A compléter
Propriétaire inconnu
Coordonnées à renseigner
Propriétaire à notifier
vous avez la possibilité de modifier les informations.
Pour cela, cliquez sur les trois petits points situés en haut à gauche de la photo.
Vous pourrez alors:
Modifier l'objet
Modifier l'emballage
Modifier le propriétaire
Consultez les informations
Vous le constaterez, pour plus de lisibilité, seulement une partie des informations enregistrées est désormais visible directement dans la fiche.
Une fois que vous avez notifié le propriétaire, vous pouvez toutefois avoir besoin d'accéder à certaines informations non visibles (ex: connaître l'emballage que vous avez sélectionné en cas d'expédition, la tranche de poids que vous aviez indiqué...).
Aucun problème ! Consultez l'information en cliquant sur les trois petits points situés en haut à gauche de la photo.
Vous pourrez alors:
Consulter les information de l'objet
Consulter les information de l'emballage
Consulter les information du propriétaire
Retrouvez les actions à réaliser
Désormais, retrouvez:
les actions principales à effectuer dans la zone "Actions"
(ex: Imprimer les documents d'expédition, Imprimer l'attestation de restitution, Compléter l'objet/l'emballage/le propriétaire ou encore Indiquer que le colis est prêt/envoyé...)
les actions secondaires à partir de "Autres actions"
(ex: Supprimer l'objet, Déstocker l'objet, Planifier une restitution sur place...)
Evolution des statuts
Pour plus de lisibilité nous avons fait évoluer les différents statuts des objets.
A titre d'exemple, le statut "Clos" disparaît au profit de plus de détails selon la situation dans laquelle se trouve votre objet:
➡️ Remis en main propre
➡️ Colis livré
➡️ Abandonné
➡️ Déstocké
Le statut "Notifié" devient "En attente d'une réponse".
Gestion des expéditions
Désormais, lorsque vous avez un objet à expédier, retournez dans la fiche de l'objet, allez dans le bloc "Actions"
Imprimer tous les documents d'expédition depuis le bouton "Imprimer les documents d'expédition"
Imprimer le message personnalisé à mettre dans le colis depuis le bouton "Autres actions"
💡 Nouveauté: l'ensemble des documents d'expédition sont désormais regroupés au sein d'un seul document pdf (bordereau, facture proforma, CN23) et au bon nombre d'exemplaires.
Vous pouvez désormais imprimer tous les documents en un seul clic ! 🙌
🚨 Veillez toujours à bien dater et signer la facture proforma en 3 exemplaires et à glisser le tout derrière le bordereau dans la pochette porte-document, au dessus de l'emballage.
Ça ça ne change pas 😉
💡Vous avez un doute sur comment préparer votre colis!?
Cliquez sur "Voir le guide" dans la partie "Instructions"
Nouvelle étape dans le parcours d'expédition
Nous avons à coeur que notre outil puisse correspondre le plus possible à votre organisation interne.
Pour cela, et afin de mieux distinguer lorsqu'un colis est prêt à être expédié (ex: descendu du bureau des gouvernant(e)s à la réception) d'un colis qui a été pris en charge par le transporteur, vous pourrez préciser le statut dans lequel il se trouve:
1️⃣ Colis à préparer
Les documents d'expédition sont disponibles, vous devez préparer le colis.
2️⃣ Colis prêt
Le colis est prêt à être confié au transporteur
3️⃣ Colis envoyé
Le colis est pris en charge par le transporteur
Dématérialisation de la preuve de restitution
Afin de garantir une meilleure traçabilité de vos objets, nous vous offrons désormais la possibilité d'enregistrer votre preuve de restitution dans la fiche de l'objet.
Deux possibilités:
Vous êtes sur un ordinateur
➡️ Numériser en PDF ou prenez votre attestation en photo
➡️ Puis cliquez sur "Enregistrer la preuve de restitution" pour l'ajouter
Vous êtes sur une tablette
➡️ Faites compléter, sur la tablette, l'attestation de restitution sur place par la personne qui récupère l'objet le jour J
➡️ et faites-la signer électroniquement le document
Vous utilisez un logiciel HK (RoomChecking, 1Check)
Vous avez connecté votre logiciel HK (RoomChecking, HOPR, 1Check) à votre compte PeeK'in.
Dans ce cas c'est très simple, les objets enregistrés dans votre logiciel HK arrivent dans PeeK'in avec une partie des informations complétées (ex: photo, lieu de découverte, date de découverte...).
Pour finaliser l'enregistrement:
Retournez dans la fiche de l'objet, depuis la TodoBoard, colonne "Découverte"
Cliquez sur "Compléter l'objet" dans la zone "Actions"
Puis complétez les informations demandées
💡 Le titre renseigné dans votre logiciel HK (Room Checking, HOPR, 1Check) apparaîtra dans la zone "Note" de la fiche de l'objet.
Veillez à bien sélectionner la catégorie puis la sous-catégorie correspondant à votre objet.
➡️ Vous n'avez pas trouvé la sous-catégorie correspondant à votre objet?
Sélectionnez "Autre"
Modifier l'objet
La photo prise depuis votre logiciel HK apparaît.
➡️ Vous pouvez la modifier
➡️ ou.. petite nouveauté 🙌 en ajouter 2 nouvelles en plus si besoin
Vérifiez les informations renseignées au préalable, et modifiez-les si besoin:
➡️ la date de découverte de l'objet
➡️ le nom de la personne qui a découvert l'objet
➡️ le lieu de découverte
➡️ le lieu de stockage
Sélectionnez la catégorie puis la sous-catégorie de l'objet parmi la liste déroulante
💡 Le titre renseigné dans votre logiciel HK apparaîtra dans la zone "Note" de la fiche de l'objet.
Veillez à bien sélectionner la catégorie puis la sous-catégorie correspondant à votre objet pour valider l'enregistrement.
Vous n'avez pas trouvé la sous-catégorie correspondant à votre objet?
Sélectionnez "Autre" puis renseignez le nom de votre objet.
Précisez s'il s'agit d'un objet de valeur
et d'un objet fragile en cliquant sur les boutons
Valider les informations d'emballage
Sur la base de la sous-catégorie de l'objet que vous avez sélectionné, PeeK'in vous suggère:
une tranche de poids correspondant (ex: entre 250g et 500g)
un emballage recommandé
Plus besoin de sortir la balance ! Vous n'avez plus qu'à vérifier et valider si tout vous semble adapté. 🙌
🚨 Veuillez vérifier que les informations suggérées (poids et colis) sont en adéquation avec l'objet que vous enregistrez.
En cas d'informations incorrectes, le transporteur est en droit de refuser le colis ou d'appliquer un surcoût à l'expédition.
Si vous avez besoin de modifier les informations, il vous suffit de sélectionner les propositions adaptées à votre objet dans les listes déroulantes.
Renseigner les informations du propriétaire
Vérifiez les informations renseignées au préalable dans votre logiciel HK qui apparaissent ici, et complétez les informations manquantes sur le propriétaire :
Civilité, Prénom, Nom
Ses coordonnées : email et/ou téléphone
Sélectionnez la langue : Français ou Anglais
Puis cliquez sur Suivant
Vous ne connaissez pas le propriétaire de cet objet?
➡️ Cliquez sur "Je ne connais pas le propriétaire"
Vous connaissez le propriétaire mais pas ses coordonnées?
➡️ Cliquez sur "Je ne connais pas les coordonnées du propriétaire"
Vous souhaitez prendre en charge les frais d'envoi?
➡️ Cliquez sur "Je souhaite offrir les frais de livraison (en Express)"?
Notifier le propriétaire
L'enregistrement des informations est terminé, vous arrivez sur un récapitulatif des informations enregistrées.
📨 Notifiez le propriétaire en cliquant sur "Oui merci" à la question "Voulez-vous prévenir le propriétaire maintenant ?"
💡 Si vous souhaitez modifier des informations avant la notification, cliquez sur "Non, plus tard" puis retournez dans la fiche de l'objet.
Nouvel affichage de la fiche objet
La fiche objet a été repensée pour vous offrir une meilleure lisibilité et une utilisation plus efficace.
Désormais elle se compose de trois blocs d'informations clés :
Un récapitulatif des informations enregistrées
Actions à réaliser
Historique des actions effectuées
Dématérialisation de la preuve de restitution
Afin de garantir une meilleure traçabilité de vos objets, nous vous offrons désormais la possibilité d'enregistrer votre preuve de restitution dans la fiche de l'objet.
Deux possibilités:
Vous êtes sur un ordinateur
➡️ Numériser en PDF ou prenez votre attestation en photo
➡️ Puis cliquez sur "Enregistrer la preuve de restitution" pour l'ajouter
Vous êtes sur une tablette
➡️ Faites compléter, sur la tablette, l'attestation de restitution sur place par la personne qui récupère l'objet le jour J
➡️ et faites-la signer électroniquement le document
Gestion des expéditions
Désormais, lorsque vous avez un objet à expédier, retournez dans la fiche de l'objet, allez dans le bloc "Actions"
Imprimer tous les documents d'expédition depuis le bouton "Imprimer les documents d'expédition"
Imprimer le message personnalisé à mettre dans le colis depuis le bouton "Autres actions"
💡 Nouveauté: l'ensemble des documents d'expédition sont désormais regroupés au sein d'un seul document pdf (bordereau, facture proforma, CN23) et au bon nombre d'exemplaires.
Vous pouvez désormais imprimer tous les documents en un seul clic ! 🙌
🚨 Veillez toujours à bien dater et signer la facture proforma en 3 exemplaires et à glisser le tout derrière le bordereau dans la pochette porte-document, au dessus de l'emballage.